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这8个超实用邮件技巧,你会吗?

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无论是哪个行业,只要迈入职场就一定离不开电子邮件的往来沟通。职场邮件,除了沟通工作,也是企业和员工职业形象的直接体现。

下面这8个邮件沟通Tips,帮你改进写邮件啰嗦没重点,用词不严谨等瑕疵,一分钟写出得体的工作邮件。

 

①不是所有的沟通都需要发邮件

复杂的事情不要通过邮件讨论,先开会,再用邮件发起会议记录;有争议的事不要在邮件中讨论,容易引起不必要的误会;简单而重要的事马上发邮件;重要事情的安排、结论,一定要发邮件、备忘、备查、提醒参与者;不重要的事情,不要发邮件,否则会显得抓不住重点。

②工作邮件分四类

确认:口头、电话、会议交流的事情,养成用邮件进行确认的习惯;

提需求:写邮件给别人提需求,要把细节写清楚,可量化,使对方明确该如何做;

反馈:收到需求邮件应尽快反馈,要表达清楚,确认收到需求,并告知工作计划和后续成果;

通知:公司公告、假期安排通知等,此类邮件无需回复。

③正确处理发送地址

谨慎填写收件人:一件事不要同时申请两个领导批示;

恰当填写抄送人:分清邮件主送人,不要忘记抄送上级领导;

密送:重要的、容易忘记的邮件,可密送自己,方便查看。

④邮件标题很重要

被多次转发、回复的邮件,把标题中多次“re、fw”清理干净,如事情难以用邮件解决,不如直接开会讨论;如有需每日、每周发送的例行邮件,可用日期做标题开头,方便日后检索;避免出现口语化文字。

⑤正文内容要注意

分情况填写抬头:发给公司内部人,按内部文化称呼昵称或职称,发给外部公司,最好把级别写明;

遵循金字塔原理:先说中心思想,再详细阐述细节,如内容过多,可在正文简单描述,再单独写个文件作为附件;

注意语气:根据收件人与自己的熟络程度、等级关系等,选择恰当语气表述,多说“请、谢谢”,以表尊重。

⑥正文格式要注意

正文里每行字数不要过多;字体字号建议用小四(20号),字体用宋体,颜色用黑色,强调的关键词用红色,但红色不能标注人名;多条内容可用编号排列,以清新明确;邮件中慎用问号、感叹号和表情。

⑦添加附件要注意

附件不要太大,附件少时不要打包,如果附件很多,必须打包时,在邮件正文里做对件说明:“的附件包括xxx,是对xxx的说明,请查收。”

⑧一定要知道的3个小技巧

按标题→正文→附件→收件人的顺序编写邮件,避免误点导致错误邮件发送;邮件中含公司机密时,仔细检查收件人;养成定期收邮件的习惯,重要紧急的2分钟内处理,重要不紧急的马上给予回应,约定处理时间;其他事项标记待处理标签,空闲时间集中处理。

 

当然,对于需要频繁使用邮件沟通业务的企业,员工的邮件规整得体,确实在沟通时起到事半功倍的效果。但仅凭这些是远远不够的,邮件的顺畅收发,背后还需要企业选择一款强大的企业邮箱系统来提供技术保障。

 

业务邮件大多涉及商务洽谈、物料采买、产品交付及收付款等与企业营收有着密切联系的内容。海内、外企业间的沟通,因跨境和时差等客观原因,使用电子邮件进行商务交流最为便捷。而一旦电子邮件系统不稳定或安全性无法保障,可能会影响损害企业信誉,进而导致直接或间接的利益损失。

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