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电子邮件归档,到底该不该用?

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随着互联网的发展,企业业务量的增大、数据的增多,员工端对邮件数据量也大幅度的上升,这样对企业邮箱系统的成本也会增高。作为企业与外界主要的沟通桥梁,电子邮件已经成为企业员工、企业与客户以及企业与供应商之间保持互动的重要工具,而企业又会因为法规遵从、企业内部控制、企业知识库管理、电子媒体检索等原因,要求将所有的邮件保留3-5年或者更长时间。

263邮件归档系统集邮件归档、邮件查询、邮件审计于一身的邮件法规遵从归档系统,提供基于硬件的邮件归档解决方案,将这些数据保存在服务器云端上,建设企业对邮件的存储压力,帮助企业控制对数据存储的成本,以及可以很好地帮助企业解决上述这些问题。

▶ 保障数据真实有效,保证归档邮件的完整性和真实性,邮件归档至服务器后保证其不被篡改,邮件鉴别时不可抵赖,满足法规对邮件归档的要求。

▶ 强大的邮件检索功能,邮件归档系统检索功能基于轻量快速的搜索引擎,可以帮助用户快速准确找到目标邮件。系统支持多种组合查询模式,用户可根据需要任意组合。同时,系统支持对多种格式附件内容的检索,包括pdf、word、excel、ppt、txt、html、rtf等办公软件,及zip、rar、tar等压缩格式。

▶ 丰富的邮件存储与备份,提供本地(Local)及远程(Remote)存储方式,能有效分散单机或集中式储存的风险。透过中央管理界面,提供外接储存设备(Storage)设置,搭配弹性化归档策略进行相关归档设置,并能清晰了解各端点的储存资源状态。因应临时或紧急备份的需要,此外还提供弹性化归档策略调整设置,以满足企事业单位对于信息备份管理的异动需求。

▶ 安全审计功能,系统默认开启用户的操作轨迹,对归档邮件进行的任何操作都将记入审计日志,管理员可选择在线查看或者下载审计日志。


邮件归档可以降低企业的法律诉讼风险和成本,为企业活动提供必要的法规遵从保证。大家都知道的国际上的塞班斯法案就是要求上市公司,金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务机构必须保存公司所有业务记录不得少于5年这个要求,而且是存放在必须能够马上访问的地方,有些邮件甚至要求保存7年以上。现在大部分的企业与国外企业业务往来都是以邮件形式进行的,所以邮件归档就是对企业行为的一种保护。

邮件归档是一个即插即用型的软硬合一的邮件归档解决方案,安装简单、管理方便,能帮助企业建立符合政府法规或企业标准的邮件存储和归档方案。

邮件归档、邮件备份、邮件审计、数据挖掘四大生产线实现数据分析事件关系整理,电子举证法律风险规避,法规遵从,信息审计通信审计,查询调阅分类统计,信息资产安全保护,系统容灾冗余备份,数据恢复,数据集中管理完整性保护等特点,用更加专业的技术和完善的服务为电子邮件数据归档领域提供支撑。